Goed tekeningenbeheer betekent dat alle plattegronden en technische tekeningen van een gebouw actueel en geordend zijn. Bij Gebouwenmonitor hoort dit als onderdeel van het integrale assetbeheer.
Bij een geplande vervanging of verbouwing is het verstandig om vooraf af te stemmen welke tekeningen gereviseerd moeten worden. Als hiervoor onvoldoende kennis in uw organisatie is kan Gebouwenmonitor hierin adviseren. Moderne tekeningenbeheersystemen bieden hier ondersteuning. Zo kan tijdens een revisie een tekening tijdelijk geblokkeerd worden (status: ‘revisie onderhanden’), zodat niemand erin kan werken voordat de update compleet is. Veel pakketten geven inzicht in de reserveringsstatus van een tekening, zodat iedereen ziet welke tekeningen momenteel in revisie zijn. Ook het versiebeheer zelf wordt vastgelegd. Het systeem registreert wie wanneer welke wijziging heeft doorgevoerd. Zodra de nieuwe versie beschikbaar is, ziet iedereen in het systeem direct de laatste tekening. Zo blijft helder wat de meest recente revisie is en wie deze heeft uitgevoerd.
In de dagelijkse praktijk kan het beheer zo eenvoudig mogelijk worden gemaakt. Een veelgebruikte werkwijze is om de tekeningen in PDF te tonen. PDF’s zijn op elk apparaat te openen, van laptop tot tablet, zonder speciale CAD-licentie. Iedereen kan de plattegronden dus altijd bekijken of printen, ook zonder tekenpakket.
De originele bewerkbare tekeningen (bijvoorbeeld DWG of Revit) blijven beschikbaar voor degenen die ze moeten aanpassen. Op deze manier combineert een beheerder gebruiksgemak voor de reguliere gebruiker (altijd een PDF bij de hand) en het juiste bestandsbeheer voor de tekenaars.
Tot slot zorgt digitaal logboekbeheer ervoor dat documentatie niet verloren gaat. Gebouwenmonitor waarschuwt (net als bij onderhoudsrapporten of certificaten) tijdig als een tekening onder revisie is. Zo komt u nooit voor verrassingen te staan en voldoet u eenvoudig aan alle eisen rondom tekeningbeheer.
Voor gebouwbeheer is actueel tekeningenbeheer vaak een eis vanuit wet- en regelgeving. Bijvoorbeeld: NEN 3140 schrijft voor dat inspecties op elektrische installaties alleen kunnen plaatsvinden met de juiste tekeningen bij de hand. Ook onder de Arbowet moeten veiligheidstekening up-to-date zijn. Als een tekening niet klopt, kan een installatie niet goed worden beoordeeld.
Daarnaast zijn er normenkaders voor brandveiligheid. Het Bouwbesluit vereist dat brandmeld- en sprinklerinstallaties volgens de NEN-normen worden beheerd. In NEN 2654 (beheer en onderhoud van brandveiligheidsinstallaties) staan aanwijzingen voor toezicht op brandmeld- en ontruimingsinstallaties. Hoewel die normen zelf geen ‘tekening’ noemen, betekent adequaat beheer dat ook de bijbehorende plattegronden en aansluitschema’s bekend en actueel zijn. Met digitaal tekeningenbeheer kan een beheerder aantonen dat hij voldoet aan deze eisen.
Een belangrijk voordeel van goed tekeningbeheer is sneller herstel bij storingen. Uit ervaring blijkt dat een volledig up-to-date documenten- en tekeningenpakket veel tijdverlies voorkomt. Denk aan de situatie waarin een storing ontstaat: zonder juiste tekening gaat een monteur uren zoeken. Met een actuele tekening is de oorzaak vaak binnen enkele minuten duidelijk, waardoor stilstand (en dus kosten) drastisch afneemt.
Daarbij komt dat het bijhouden van ‘as-built’-tekeningen niet alleen handig is, maar ook wettelijk verplicht. Volgens het Arbobesluit (art. 3.4) en NEN 1010 moeten installatiedocumenten in orde zijn voor de veiligheid en continuïteit van de bedrijfsvoering. Als aanpassingen niet worden doorgevoerd, lopen budgetten van verbouwingen en groot onderhoud vaak op en wordt het project finacieel onbeheersbaar. Het niet tijdig afronden van een revisie wordt door velen gezien als struikelblok dat pas opvalt als het te laat is.
Tekeningenbeheer gaat verder dan alleen plattegronden en installatieschema’s. Ook 3D-scans en 360°-fotografie vallen hieronder. Deze bestanden vormen een visuele uitbreiding van het tekeningenpakket en leggen de actuele situatie van een gebouw vast. Een 3D-scan maakt een digitale kopie van het gebouw, inclusief alle afmetingen en details, zodat later exact kan worden teruggezien hoe de situatie op een bepaald moment was. 360°-fotografie biedt een virtuele rondgang door het gebouw en maakt het mogelijk om objecten of installaties direct te koppelen aan de juiste documenten of handleidingen.
Door deze bestanden mee te nemen in het tekeningbeheer ontstaat een compleet overzicht: niet alleen de technische lijnen op papier, maar ook de ruimtelijke en visuele context. Dit voorkomt discussies bij onderhoud of verbouwingen, omdat altijd kan worden teruggevallen op een objectieve, gedocumenteerde stand van zaken. Bovendien zijn deze bestanden – net als PDF’s of DWG’s – centraal beschikbaar in het systeem, waardoor beheerders en onderhoudspartijen altijd toegang hebben tot de meest actuele en juiste versie.
